Datenschutzordnung TSG Heilbronn

§ 1 Zweck und Aufgabe des Datenschutzes

Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben der TSG 1845 Heilbronn e.V. werden unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder in der TSG 1845 Heilbronn e.V. verarbeitet. Gemäß Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist die TSG 1845 Heilbronn e.V. verpflichtet, die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung schriftlich festzulegen. Diese Verordnung gilt gemäß Art. 2 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 27 der Satzung für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

§ 2 Datenerfassung und -verarbeitung

Zur Erfüllung des Vereinszwecks (Satzung, § 2, Abs. 1) und der Aufgaben des Vereins und seiner Abteilungen (Satzung, § 3) und für die Mitgliederbetreuung und -verwaltung erfasst die TSG 1845 Heilbronn e.V. bei der Beantragung der Mitgliedschaft auf dem Aufnahmeantrag / der Eintrittserklärung: Name, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Eintrittsdatum, Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeiten (auch ehemalige), Beruf (auf Freiwilligenbasis), Telefon- /Mobilfunknummer, die E-Mail-Adresse sowie die Bankverbindung. Diese Informationen werden in Datenschutzerfassungssystemen von den Mitarbeitern der Geschäftsstellen und Abteilungsverantwortlichen eingepflegt und gespeichert. Jedem Mitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Darin werden ferner folgende personenbezogene Daten erfasst: Austrittsdatum, Ruhezeiten, Beitrag und Beitragsermäßigung (auch ehemalige), Angaben über Inhalt und Dauer von Funktionen und Übungsleiter- bzw. Trainertätigkeiten (auch ehemalige), Ehrungen. Für BWZ/MTT-Mitglieder werden im Zuge der sportmedizinischen Eingangsuntersuchung und der weiteren Betreuung zusätzlich gesundheitsrelevante Daten erhoben und verarbeitet. Bei Teilnehmern des Rehasports werden überdies Daten, die für Krankenkassenabrechnungen erforderlich sind, erhoben und verarbeitet. Für die Betreuung und die Verwaltung der Kinder der vereinseigenen Sportkinderkrippe und des Bewegungskindergartens werden mit dem Antrag auf Aufnahme folgende Daten erfasst:

Daten des Kindes: Name, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Eintrittsdatum
Daten der Erziehungsberichtigten: Name, Adresse, Telefon-/Mobilfunknummer, die E-Mail-Adresse und die Bankverbindung

Im Einzelfall können mit Einverständnis des Mitglieds, der Teilnehmer des Rehasports, der Kinder der Sportkinderkrippe und des Bewegungskindergartens oder ggf. der Erziehungsberechtigten weitere personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Bei Minderjährigen werden folgende Daten der Erziehungsberechtigten erfasst: Name, Adresse, Telefon-/Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindung. Die TSG 1845 Heilbronn e.V. kann Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern, z.B. von Übungsleitern, Gästen, Sponsoren, Vertragspartnern, Teilnehmern an Lehrgängen und Wettkämpfen (soweit dies zur Wahrnehmung der berechtigten Interessen der TSG 1845 Heilbronn e.V. erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen) erfassen und verarbeiten. Unbeschadet bei der Datenerhebung und –verarbeitung bleiben die Verpflichtungen aufgrund rechtlicher Bestimmungen (z. B. aufgrund Beschäftigungsverhältnissen). Die Bearbeitung erfolgt durch haupt- und ehrenamtliche MitarbeiterInnen der TSG 1845 Heilbronn e.V., die zur vertraulichen Bearbeitung der Daten verpflichtet sind. Der Vorgang der Datenverarbeitung wird im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten beschrieben.

§ 3 Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein

Die personen- und vereinsbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen z. B. passwortgeschützte Nutzeraccounts, Firewall-System, Verschlüsselung der Mitgliederdaten vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Den Organen und allen Mitarbeitern der TSG 1845 Heilbronn e.V., sowie Personen, die besondere Aufgaben für die TSG 1845 Heilbronn e.V. erledigen, ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck im Rahmen des Vereinszwecks zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der vorgenannten Personen aus dem Verein, ihren Funktionen oder Aufgaben hinaus. Zur Verfolgung des Vereinszwecks und für die Mitgliederbetreuung und –verwaltung erhalten die Abteilungsverantwortlichen und Mitarbeiter der Abteilungsgeschäftsstellen nach Verpflichtung auf das Datengeheimnis Zugriff auf die erfassten personenbezogenen Daten der jeweiligen Abteilungsmitglieder.

§ 4 Umgang mit den Daten des Mitglieds gegenüber Fachverbänden

Als Mitglied des Landessportbundes und der Fachverbände ist der Verein verpflichtet, die Namen seiner Mitglieder an die Verbände zu melden. Übermittelt werden außerdem Alter und Vereinsmitgliedsnummer, bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zur Erfüllung des Vereinszwecks und der Aufgaben des Vereins und seiner Abteilungen, die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E‑Mail-Adresse (vorrangig vom Verein zugeordnete E-Mail-Adressen) sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein. Diese Daten können auch in der Vereinszeitung veröffentlicht werden. Im Rahmen von Ligaspielen oder Turnieren meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an den Verband.

§ 5 Umgang mit personenbezogenen Daten bei Veröffentlichungen

Der Verein macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Turnieren sowie Feierlichkeiten u.a., in der Vereinszeitung und/oder am Schwarzen Brett bzw. im Zuge der Sportlerehrung über Bildschirm und Presse bekannt, dies gilt ferner für besondere Geburtstage. Dabei können auch personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Präsidium Einwände gegen die Veröffentlichung seiner Daten vorbringen. In diesem Fall unterbleibt in Bezug auf dieses Mitglied eine weitere Veröffentlichung in den vorgenannten Organen, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Ligaspielen, offiziellen Wettkämpfen und Vereinsturnieren.

§ 6 Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet und den neuen Medien

Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Präsidium Einwände gegen eine solche Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten erheben bzw. seine erteilte Einwilligung in die Veröffentlichung im Internet widerrufen. Im Falle eines Einwandes bzw. Widerrufes unterbleiben weitere Veröffentlichungen zu seiner Person. Personenbezogene Daten des widerrufenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den Landessportbund und die Fachverbände über den Einwand bzw. Widerruf. Informationen über Vereinsmitglieder (z. B. Spielergebnisse und persönliche Leistungen, Mannschaftsaufstellungen, Ranglisten, Torschützen usw.) oder Dritte (z. B. Spielergebnisse externer Teilnehmer an einem Wettkampf) können ausnahmsweise auch ohne Einwilligung ins Internet eingestellt werden, wenn die Betroffenen darüber informiert sind und keine schutzwürdigen Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der Veröffentlichung im Einzelfall entgegenstehen. Die vom Verein ausgerichteten Veranstaltungen (z. B. Spiele in der Bezirksklasse) sind öffentlich. Die Namen und die Ergebnisse werden im Rahmen solcher Veranstaltungen üblicherweise öffentlich bekannt gegeben. Die in Ranglisten enthaltenen Daten sind zwar nicht allgemein zugänglich, stammen jedoch aus allgemein zugänglichen Quellen und stellen nur eine Zusammenfassung und Auswertung dieser Daten dar. Bei derartigen Veröffentlichungen können Nachname, Vorname, Vereinszugehörigkeit und in begründeten Ausnahmefällen der Geburtsjahrgang aufgeführt werden.

§ 7 Speicherfristen und Löschung von Daten

Die Speicherfristen werden dokumentiert in der Löschfristentabelle des Vereins. Darin sind u. a. auch die Archivierungsvorgänge und -fristen geregelt. Funktionsträger sind verpflichtet, beim Ausscheiden oder im Falle eines Funktionswechsels sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß zu löschen oder an den Nachfolger oder einen anderen Funktionsträger des Vereins zu übergeben und keine Kopien und Dateien mit Mitgliederdaten zurückzuhalten.

§ 8 Betroffenenrechte

Jeder Betroffene hat u. a. das Recht auf:

Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten
Berichtigung über die zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn sie unrichtig sind
Sperrung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt.
Löschung der zu seiner Person gespeicherten Daten, wenn sie für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

§ 9 Datenschutzbeauftragter

Der Vorstand bestellt eine geeignete Person zum Datenschutzbeauftragten für den Verein. Die übertragenen Aufgaben umfassen alle Rechte und Pflichten, die sich aus den Bestimmungen der DS-GVO sowie aus den weiteren Rechtsvorschriften über den Umgang mit personenbezogenen Daten ergeben und die für den Verein Anwendung finden. Der Datenschutzbeauftragte ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben vom Vorstand zu unterstützen. Alle Beschäftigten sowie alle Vereinsmitglieder und weitere Betroffene können sich in Datenschutzangelegenheiten direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Datenschutzbeauftragte verpflichtet sich, alle Informationen, die er direkt oder indirekt im Rahmen seiner Tätigkeit erlangt, vertraulich zu behandeln und nur im Zusammenhang mit seinen Aufgaben zu verwenden. Der Datenschutzbeauftragte sichert insbesondere zu, diese Informationen weder an Dritte weiterzugeben noch in anderer Form Dritten zugänglich zu machen und alle angemessenen Vorkehrungen zu treffen, um einen Zugriff Dritter auf diese Informationen zu vermeiden. Die Geheimhaltungspflichten für den Datenschutzbeauftragten bleiben auch über die Beendigung seiner Tätigkeit hinaus bestehen. Der Verein hat die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten zu veröffentlichen und die Daten der zuständigen Aufsichtsbehörde mitzuteilen. Für die Veröffentlichung der Kontaktdaten ist es ausreichend, wenn die E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten auf der Vereinshomepage frei zugänglich genannt wird.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt mit Beschlussfassung des Vorstands am 12.06.2018 in Kraft.